會務籌備管理

課程大綱

會務組織接待是一項繁瑣的工作，會務籌辦的質(zhì)量直接反應組織單位的整體管理水平與接待能力。會務管理包含會議的分型、籌備、策劃、組織、接待、布置、禮儀、善后及復盤等流程性工作。做好會務管理工作對于塑造組織形象有著重要的意義。

本課程以大中型會務籌辦流程為標準，以現(xiàn)場模擬和情景再現(xiàn)為基本授課方法，為企事業(yè)單位培訓優(yōu)秀專業(yè)的會務專員。

1. 培訓結束后，學員能夠完美塑造高端的個人接待形象

2. 培訓結束后，學員能夠自行策劃基本的會務籌備流程

3. 培訓結束后，學員能夠運用標準禮儀規(guī)范完成會務接待

4. 培訓結束后，學員能夠全程操作大中型會議的全程工作

企事業(yè)單位管理人員與會務專員

1.現(xiàn)場設備：硬件——投影儀、筆記本電腦、音響、話筒、白板（筆、板擦）

軟件——office（word、PowerPoint、Excel）2000、支持MP3、MP4播放。

2.現(xiàn)場布局：40人以內(nèi)小組布局（每組8-10人），A4紙每人3張、彩筆每組1盒，便利貼每組10疊。41-300人，課堂形式隨機安排。

3.課程時長：1.5天

4.講授加訓練： 全程互動   游戲體驗  視頻啟迪  討論分享  匯報展示

課程時間課程模塊課程內(nèi)容備注3小時模塊一

會議籌備與策劃一、會議籌備與管理

（一）會議的概念與分型

10中常見的會議類型，你的會議屬于哪一類？

（二）會議的規(guī)格確定標準

1.會議內(nèi)容

2.會議議題

3.參會人員

4. 參會人數(shù)

5. 會議目的

（三）會務籌備小組的成立

（四）會務方案的設計與撰寫

（五）會前準備工作

1. 分發(fā)會議的編導程序

2. 會議文件準備與發(fā)放

3. 會務人員分工

4. 會議場地、時間、物資、環(huán)境、布置、設備等服務事項

5. 確定參會人員，并確定身份及相關事項

6. 維修、保潔、安保工作的協(xié)調(diào)與準備

7. 會務檢查的六步流程

小組模擬會議籌備前期準備 3小時 二、會議接待與服務

（一）會務接待人員的儀容禮儀

1.整體自檢——職業(yè)形象自我檢查表

2.細節(jié)塑造——發(fā)型 面部  四肢 體味

（二）會務接待人員的儀表禮儀

1.男性接待人員的著裝規(guī)范

2.女性接待人員的著裝規(guī)范

2.商務著裝六禁忌

3.著裝五應原則

4.鞋襪的搭配、飾品、工作牌的配戴規(guī)范

5.你的著裝與職業(yè)相符嗎？

（三）會務接待人員的儀態(tài)禮儀

接待人員規(guī)范站姿 走姿（現(xiàn)場示范演練）

站、坐、行、蹲的文化內(nèi)涵

持、遞、接物、笑的親和感染力

會面禮儀的正確使用

目光 微笑  問候禮  欠身禮  握手禮  避讓禮

2、會務服務人員規(guī)范手勢

引領（場合、站位、手勢）

指示（場合、站位、手勢）

迎候（站位  關注  相迎）

路線（貴賓  嘉賓  普通與會者）

中國禮儀習俗（中國客人）

國際禮儀習俗（國際友人）

3、如何迎接？如何等候？如何問候

迎接的地點

迎接的要求

等候的時間

四種會務接待問候禮儀 3小時模塊二

接待流程與細節(jié)（四）商務魅力提升

1.接待工作的八步準備流程

2.接機接站禮

3.車輛位次禮

4.介紹禮 名片禮  

5.引領及入座的禮儀

6.電梯、樓梯、電動門禮儀

7.敬茶禮儀、入座位次安排

8.會議、會面場地安排及座次分布

9.中餐、自助餐禮儀

10.服務的禮儀細節(jié)提升

11.告別及送客禮儀

A、言語道別

B、主動拉門

C、目光送別

12.禮品饋贈禮儀

A、獻花的禮儀

B、鞠躬的禮儀

13. 頒獎禮儀、揭牌禮儀、剪彩禮儀

（五）場景模擬，分組演練，情景劇展演

（六）會后服務

1. 分工明確，做好善后處理

2. 安排拍照、合影、用餐、小范圍座談等活動

3. 安排交通、票務、參觀等活動

4. 清理會議文件，立案歸檔

5. 還原會議現(xiàn)場，處理善后物資歸類、歸還

6. 會務工作者組織復盤會議，總結得失’